44 façons de réduire sa charge de travail et son stress par la planification et l’organisation à travers 8 grands principes.

Est ce qu’il vous est déjà arrivé de finir une journée stressé sans savoir vraiment ce que vous avez fait et même en ayant l’impression de ne rien avoir fait de constructif ?

Est ce qu’il vous est déjà arrivé d’avoir tellement de projets ou de tâches à réaliser en même temps que vous êtes désarçonné par la montagne de travail et ne savez pas par où commencer ? Vous vous retrouvez à courir dans tous les sens sans obtenir de résultats satisfaisants.

Et bien, je vais vous révéler maintenant, les 44 façons de réduire votre charge de travail et le stress rapidement dans votre vie, que ce soit au bureau ou à la maison. C’est magique et c’est fou ce que cela peut augmenter la confiance en soi et la maîtrise de sa vie.

Avec un peu d’organisation, très vite vous allez prendre de la hauteur sur vos objectifs, où vous allez, comment vous y allez. Ce que j’aime particulièrment dans l’orgnaisation c’est ce sentiment de liberté, d’euphorie et de joie qui arrive très vite. Il est hors de question d’être dans l’hyper-contrôle mais juste dans une organisation saine et écologique pour soi.

Je me rappelle de cette période de ma vie où je voulais tellement bien faire, être partout, répondre à toutes les demandes que je finaissais mes journées avec un immense sentiment de dégoût et de déception car mon idéal n’était pas atteint. Le problème ? Je n’étais pas suffisament organisée ! Je fabriquais du stress sans le savoir.

Voilà ce qui se passe lorsque nous ne prenons pas le temps de fixer des objectifs clairs et détaillés … de prioriser les tâches et qe nous laissons les contraintes liées à notre environnement et les personnes qui nous entourent, remplir notre agenda au petit bonheur la chance à notre place ou selon leur propres objectifs.


S’organiser c’est se mettre en première classe, c’est devenir un VIP.

Qui est plus important, les autres ou vous ? Leurs besoins, leurs objectifs et leurs désirs ou vos besoins, vos objectifs et vos désirs ?

Lorsqu’on stresse, c’est que nous avons le sentiment persistant de ne pas avoir suffisament de temps dans la journée et dans la semaine pour faire ce que l’on devrait faire. On se sent sur la défensive.  On a l’impression que tout est contre nous.  Chaque problème est amplifié et nous semble venir alourdir notre charge de travail. On perd le contrôle à la moindre situation non prévue.

Le stress indique que nous n’utilisons pas les meilleurs stratégies. Notre inconscient le sait.  Il y a un décalage entre les moyens mis à notre disposition et les exigences liées à la situation. L’incohérence organisationnelle crée du stress. 

Avec une planification nous allons pouvoir avoir une visibilité claire de l’utilisation de notre temps et apprendre à dire non au autres pour dire oui à soi même et au respect de son planing.

La question est de savoir comment utiliser de la façon la plus intelligente votre temps, afin de faire disparaître le stress dû à la perte de contrôle de votre vie.

De même, nous devons modeler notre environnement afin qu’il soit propice à un travail efficace.

Que devez vous apprendre afin d’être en mesure de modifier durablement vos comportements source de stress en terme d’orgisation ou de planification ? 

J’ai listé 44 façons de réduire sa charge de travail et son stress dans le travail quotidien ou dans la vie en général, en planifiant ses tâches et en étant mieux organisé :

1 –Lister ses objectifs par semaine, mois et années

2- Travailler sur ses objectifs afin qu’ils soient clairs – Un objectif doit toujours être SMART, spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste et défini dans le temps

3- Veiller à ne retenir qu’un nombre limité d’objectifs par semaine, mois et année. Avoir trop d’objectifs est contre productif.

4- S’assurer que chaque objectif est écologique pour soi, motivant et a du sens. Il est hors de question d’avoir un objectif qui dans notre inconscient représente un trop lourd prix à payer.

5 – Découper chaque objectif de l’année ou du mois en sous-objectifs et en tâches précises. Pour arriver au résultat par quoi vais je commencer ? Qu’est ce qui va suivre ? Et ensuite ? On découpe et on décortique au maximum.

6 – Dresser une liste très complète de tout ce qui encombre vos pensées – Attention, la fameuse TO DO LIST ne doit pas être utilisée telle quelle car elle est génératrice de stress en l’état. Mais c’est une étape nécessaire.

7 – Catégoriser chaque tâche – Différencier les tâches urgentes et importantes, des tâches non urgentes ou non importantes. Si vous avez des tâches urgentes et importantes en grand nombre c’est le signe d’un immense déclin dans votre travail et certainement d’un stress chronique.  Prendre conscience que ce qui est important et non urgent est souvent l’essentiel dans l’atteinte de nos objectifs.

8- Dresser une liste de tout ce qui n’est pas vraiment important en réalité. C’est ma liste A NE PAS FAIRE.

9 – Toujours terminer une tâche ou un objectif avant d’en commencer autre chose.

10 – Couper les distractions ou les sources de coupure pendant l’exécution des tâches et préférez les pauses entre chaque tâche.

11 – Mettre en place un planning pour s’organiser avec l’urgent et l’important de la « To Do List ». Et oui c’est le moment de commencer à remplir son agenda mais par n’importe comment, dans les block…

12 – Utiliser la Loi de pareto 80/20 – Faire le point sur ce qui rapporte le plus de réussite pour un minimum de temps ou d’effort et prioriser les tâches à haut potentiel.

13- Apprendre à faire plus en faisant moins. Utiliser la Loi de Pareto – Lister les habitudes qui vous font perdre du temps et qui n’ont aucun ou peu de résultat dans l’atteinte de votre objectif.

14- Observez les habitudes que vous avez mis en place face au stress au travail. Sont elles efficaces ?

15 – Savoir dire non – Dites vous OUI en apprenant à dire non aux autres lorsque votre agenda est déjà plein.

16 -Faire dans son agenda des « Times blocks » pour travailler – prévoir des période d’une demi heure ou d’une heure pour une tâche précise ou l’atteinte d’un objectif. Ces « Times blocks » vont permettre d’être concentré sur une tâche en évitant de s’éparpiller.

17 -Organiser des blocs de temps pour soi, pour son couple et pour sa famille. Il est impossible d’être épanoui et serein si certains domaines de votre vie sont laissés à l’abandon.

18 – Mettre en place des échéances pour les tâches et les objectifs.

19- Accepter d’être dépendant des autres et de leur travail et le prévoir dans son agenda les conséquences d’un éventuel retard des autres.

20- Faire un contrôle régulier des objectifs en cours et de la TO DO LIST IMPORTANT ET IMPORTANT/URGENT

21- Communiquer en cas de difficulté – Partager les problématiques permet de trouver de nouvelles solutions.

22- Déléguer les tâches qui peuvent l’être. Une autre personne peut être plus compétente que vous ou avoir plus de temps que vous. Dans tous les cas, une fois la tâche déléguée, il faut lâcher prise et accépter que ce soit fait autrement que si vous l’aviez fait.

23- Accepter d’abandonner un objectif au profit d’un autre.

24- Arrêter de dépenser votre temps de façon stérile sauf si c’est un choix réfléchi et voulu. Tout doit servir vos objectifs qu’ils soient professionnels ou personnels. Cela vaut au travail mais aussi à la maison.

25- Le « Batching« – regrouper les tâches similaires pour gagner en efficacité. Avec ça, vous gagner un temps de fou !

26 – Traiter vos mails et vos appels téléphoniques 1 fois le matin et 1 fois l’après midi dans un temps défini.

27- Dans votre boîte mail, ne laissez aucun mail sans une action :

  • A- la réponse est possible en moins de 5 minutes – je la fais de suite.
  • B- la réponse nécessite un temps plus long ou un une action de ma part – je classe le mail en A FAIRE
  • C- la réponse ne relève pas de moi mais nécessite un transfert du mail et un contrôle de ma part – je transfère et classe dans A CONTROLER
  • D- aucune réponse nécessaire mais je dois prendre le temps de lire à tête reposée – je classe dans A LIRE

28 – Prévoir des temps « IMPREVUS » dans votre agenda

29- Se débarrasser des mangeurs de temps. Tout ce qui vous fait perdre votre temps sans participer à la réalisation de vos objectifs est à éliminer ou à cadrer, pour ne pas vous laisser déborder.

  • Consulter les réseaux sociaux
  • Regarder la télévision ou des séries
  • Répondre aux mails ou appels téléphoniques hors des temsp cadrés
  • Surfer sur internet sans but en tête

30 – Faire des choix. Pour ne pas être stressé, il faut être capable de faire des choix entre différentes tâches lorsqu’un imprévu se présente. Sans cette capacité à faire des choix, l’anxiété va monter et les résultats seront mitigés en fin de journée ou de semaine.

31 – Apprendre à se servir de nouveaux logiciels ou applications afin de d’augmenter son efficacité et sa rapidité dans la communications d’informations ou de documents.

32 – Dématérialiser au maximum vos documents pour une recherche plus rapide lors de votre travail administratif.

33 – Créer des routines anti stress pour le matin et le soir pour avoir la tête froide. Il est important d’arriver au travail en étant serein et de commencer sa soirée après le boulot en étant pleinement avec sa famille ou juste avec soi dans le moment présent. La cohérence cardiaque et la méditation font partie de ma routine comme se brosser les dents ou se laver.

34 – Commencer chaque semaine et chaque jour par 10 minutes de pause- planification. Cela permet d’être d’une efficacité redoutable et de rester concentrer sur ses objectifs. Vous croyez perdre du temps et bien c’est faux : vous gagner 10 fois le temps passé à planifier !

35 – Gagner une heure par jour à la maison et au bureau en organisant les fondamentaux qui se répètent tous les jours ou toutes les semaines, au bureau comme à la maison. En listant tout vos tâches récurentes, vous allez pouvoir réfléchir à les automatiser.

36 – Mettre en place une routine qui vous convient et qui comporte tous les basiques nécessaires à une journée réussie et répondant à vos objectifs journaliers. Le fait d’avoir une routine va alléger grandement votre esprit. Vous pourrez alors mettre une plus grande énergie sur ce qui sort de la routine. Avoir des routines, des habitudes, c’est de l’organisation PUISSANCE 1000.

37- Désencombrer sa maison et son bureau et créer des routines rangement pour conserver l’odre et avoir ainsi l’esprit plus clair tout le temps. Je ne quitte jamais mon bureau sans prendre 2 à 5 minutes pour ranger ce qui ne l’aurait pas été en cours de journée. A la maison 10 minutes chaque jour pour ranger une partie de la maison ou un tiroir.

Le désordre crée du stress totalement inutilement.

38 – Avoir un bureau vide. Seul le travail en cours doit être posé sur le bureau afin de gagner en tranquilité d’esprit. Notre cerveau n’est pas bien utilisé à son plein potentiel lorsqu’on cherchce à faire plusieurs tâches en même temps. Le stress va être latent et votre sommeil peut s’en trouver affecté.

39 – Déterminer une place pour chaque chose et chaque type de dossier chez vous comme au bureau.

40 – Ne laisser pas trainer ce qui peut être rangé en moins de 2 minutes.

41 – Sachez trier les documents de la façon suivante : URGENT – UTILE – INUTILE – INTERRESSANT.

42 – Célébrer chaque fin de tâche, jalon ou atteinte d’objectif – Le fait de se réjouir, de se remercier et de se complimenter fait diminuer les sentiments de stress

43- Commencer toujours votre journée en réalisant d’abord les tâches les plus difficiles ou celles que vous n’avez pas envie de faire mais qui sont importantes.

44- Ne jamais commencer votre journée en ouvrant vos mails. En faisant cela, vous faites passer vos objectifs au second plan. Les mails ne doivent pas être ouverts avant d’avoir pu travailler 1 heures sur l’un de vos sous-objecifs. N’oubliez pas, si vous voulez éliminer le stress, vous devez écouter vos besoins et vos objectifs, pas ceux des autres.

Une journée n’aura jamais plus de 24 heures et nous sommes tous logés à la même enseigne. En revanche certain savent mieux s’organiser. Le temps c’est de l’argent, mais surtout c’est un potentiel de joie énorme et  cela se respecte. En réalité ce n’est pas du temps supplémentaire dont nous avons besoin, c’est apprendre à planifier le temps dont nous disposons et organiser notre environnement et notre comportement.

Nous n’avons pas besoin de 2 h de plus par jour, nous avons besoin d’espace psychique pour poser, trier et organiser


Nous avons besoin de : Perspective afin de garder le contrôle, celui là même qui fait défaut lorsque le stress ou l’anxiété montent.

En appliquant de nouvelles règles dans notre comportement, en terme d’organisation de tous les jours, le stress diminue grandement. Nous pouvons alors bénéficier d’un bon stress aidant à la création et à la progression. 

Il s’agit là de s’interroger sur les améliorations que l’on peut porter dans son comportement, dans le cadre de son organisation matérielle, temporelle et spatiale, dans son domaine personnel et professionnel.  

Il faut 23 minutes pour que le cerveau se concentre à son maximum.

Quelles actions pouvez vous mettre en place pour ne pas être dérangé lorsque vous entamez un travail qui demande de la concentration – 5 solutions ? 


Il faut 17 minutes de pause ou de travail plus léger toutes les 53 minutes de travail pour rester focalisé lorsque la tâche en cours demande toute votre attention.

Que pouvez vous mettre en place pour faire des pauses utiles, trouvez moi 5 solutions ? 

Si vous souhaitez aller plus loin, voici les 8 principes que j’utilise avec succès qui sont la base des 44 points énoncés plus haut. Hop ! hop ! hop ! Allons chercher un peu plus de motivation !

1- Le principe de Pareto 20/80


Que dit la loi, aussi appelée principe, de Pareto ? Qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Concrètement, ce phénomène empirique constaté se traduit généralement ainsi pour le stress : 80% de votre stress est le résultat de 20% de vos comportements ou de votre environnement.

À la base, le Principe de Pareto vient de Vilfredo Pareto (un économiste Italien né en 1848 en Italie et mort en 1923 en Suisse). La loi de Pareto désignait la répartition des richesses du peuple italien. 20% de la population détenait le 80% des richesses.

Le principe de Pareto vous aide à réaliser que la majorité de vos activités, amis, tâches, rendez-vous, blogs que vous suivez, argent que vous dépensez, contribuent de manière minime à ce que vous souhaitez obtenir. Si ces éléments ou actions sont source de stress, ne méritent-ils pas d’être mis de côté, diminués ou éliminés de votre quotidien ?

Dans une démarche où 20 % des effets produisent 80 % des problèmes, il faut absolument prendre le temps seul ou accompagné, de déterminer quelle est l’origine de sa plus grande source de stress. 

Ainsi, plutôt que de vous attacher à résoudre toutes les questions qui sont à l’origine de vos difficultés et problèmes, commencez par traiter les 20 % qui auront le plus d’impact pour réduire votre stress.

2- Toujours avoir une intention et un objectif 

Vous devez apprendre à formuler  votre intention de façon claire afin de vous ancrer profondément dans vos objectifs et être en mesure de s’adapter à toutes les situations. En matière de stress, nous savons aujourd’hui que le stress chronique survient lorsque nos actions n’ont plus de sens.

Il faut tout d’abord définir dans chaque situation présentant un caractère stressant  quelle est l’intention recherchée, le fameux POURQUOI.

Cette intention doit vous permettre d’avoir du plaisir, d’apprendre quelque chose de nouveau, d’être productif, de vous sentir paisible, heureux, respecté, calme et utile, connecté aux autres.

Ensuite il faut établir notre intention en termes d’expérience sensorielle : que verrez-vous, qu’entendrez-vous, que ressentirez-vous dans cette situation, ou dans la réalisation de votre objectif. Il faut de la présence dans  la représentation imaginaire de notre but. Là vous ancrez votre intention !


Il faut créer une image ou un film mental de ce que vous serez dans cette situation future. Noter ce que vous vivez dans cette situation une fois votre intention réalisée. Qu’entendez-vous ? Que vous dites-vous ? Que voyez-vous et que ressentez-vous ?

Vous devez toujours garder à l’esprit vos objectifs pour rester concentré, motivé et ne pas laisser les situations nécessitant une adaptation vous mener par le bout du nez.

Il n’y a rien de pire que de changer les objectifs à tout de bout champs. En revanche déterminer de petits objectifs et fêter chaque réussite apporte une joie malgré l’adaptation nécessaire au challenge.  

Pour éviter toute forme de stress négatif, il est également important que l’atteinte de l’objectif soit FUN  (l’amusement doit être de la partie) et Écologique (vous ne devez pas éprouver de souffrance ou de prix à payer non acceptable).

3 – L’organisation matérielle

L’organisation  de nos espaces de vie et de travail transforme réellement  le stress en strass. 

L’élimination du stress inutile nécessite de bien organiser son bureau et cela  passe nécessairement par une phase de tri. En triant, vous identifiez le superflu pour vous débarrasser des éléments qui jonchent inutilement votre espace de travail ou votre maison. En vue de gagner en place utile… Cette première étape de tri peut être effectuée très facilement et rapidement en se posant les questions suivantes :

  •  Est-ce que je me suis récemment servi de ce document / de cet objet ?
  •  Est-ce que ce matériel fonctionne ?

Dans la négative,  réparez, donnez ou jetez en fonction de la nature de chaque élément qui occupe vos espaces.

Au-delà d’un gain de place, trier permet de retrouver un espace de travail ou un lieu de vie épuré, pour des idées plus claires. 


4- Nettoyer : un environnement propre est porteur d’un esprit net 

Organiser son bureau ou son lieu de vie passe par la propreté. 

Les conseillers en santé mentale recommandent souvent aux clients de nettoyer leur environnement quotidien tous les jours. Dans le bouddhisme japonais, il est recommandé pour sa paix intérieure de nettoyer, nettoyer et nettoyer. La pratique du nettoyage n’est pas un moyen mais un but en soi.

La pratique du nettoyage, c’est-à-dire les routines par lesquelles nous balayons, essuyons, polissons, lavons et rangeons, est un pas sur cette voie vers la paix intérieure. Dans le bouddhisme japonais, le nettoyage exprime notre respect et notre sens de l’unité avec le monde qui nous entoure.

5- Ranger pour gagner du temps – Chaque chose a sa place !
La loi de Douglas est l’équivalent dans l’espace de la loi de Parkinson pour le temps. Elle signifie que dans un bureau ou dans sa maison plus l’on dispose d’espace pour ranger ses objets, vêtements, dossiers et documents, plus on utilise cet espace. Et forcément, moins nous nous y retrouvons.

 Pour les gourous du management, ranger son bureau, avoir tous ses documents accessibles facilement sur un espace de travail propre et net serait le meilleur moyen de gagner du temps et même d’être moins stressé.

Ne pas réussir à mettre la main sur ce post-it d’importance centrale, chercher des minutes durant un papier essentiel ou ne pas retrouver de stylo qui marche : tous ces désagréments bien connus n’ont pas le seul inconvénient de favoriser l’énervement au travail. Ils contribuent à faire perdre du temps, et de la productivité. Ranger est donc indispensable dans une ambiance de travail productif.

Etiquetez de manière systématique, classez par dates et par matières, puis rangez chaque chose à sa place. Il est également possible d’organiser son bureau par zones de travail selon les dates d’échéance des dossiers, leur niveau d’urgence ou leur état d’avancement. Des équipements de bureau tels que des trieurs, un pot à crayon, des classeurs, des meubles à tiroir ou des boîtes de rangement sont autant d’accessoires qui permettent de trier intelligemment, pour mieux s’y retrouver.

Pour permettre un rangement optimal et immédiat, évitez la procrastination ! 

Vous recevez un courrier ? Traitez-le sans attendre. Vous avez fini votre café ? Allez ranger votre tasse. Votre téléphone est chargé ? Débranchez-le et remettez votre chargeur à sa place dans un tiroir.

Parce que le travail passe désormais majoritairement par ordinateur, il est tout aussi indispensable d’organiser le bureau de son ordinateur et sa boîte mail à l’image de son espace de travail physique. Ranger ses documents par dossiers et sous-dossiers, choisir un fond d’écran qui favorise le travail sans stress : autant de règles à respecter pour gagner en efficacité professionnelle et donc en strass !

6- La planification – le temps n’est pas linéaire
La planification apporte la sérénité.

Il est important de comprendre où nous perdons notre temps. Pour que le stress devienne un bon coach il faut faire un bilan de nos dépenses temporelles. 

Un tableau à remplir sur 3 jours est la première étape. Dès le lever il faut noter pour toute tâche supérieure à 2 minutes à quoi le temps a été utilisé et si cette tâche a contribué à la réalisation de notre objectif. 

Car le stress ne peut pas être positif lorsqu’il n’est pas constructif.

Quel est le secret pour maximiser son emploi du temps sans pour autant négliger certaines tâches? La solution se trouve dans la hiérarchisation du travail. 

Il faut déterminer ce qui compte vraiment. La première astuce face à une interminable liste de choses à faire, c’est de mettre le doigt sur ce qui est vraiment important. Identifiez d’abord les choses qui ne peuvent être remises à plus tard, les tâches qui ont un impact majeur sur votre objectif.

Il faut distinguer  l’urgent de l’important. Bien entendu, tout ce que vous faites a son importance, mais la clé est de savoir identifier ce qui est réellement urgent. 

Retourner vos appels téléphoniques et répondre à vos courriels ne fait habituellement pas partie des tâches dites urgentes, à moins que votre objectif se situe à ce niveau. Mais attention ces tâches ne doivent pas pour autant être délaissées.

Une urgence est d’abord quelque chose qui doit être fait sur-le-champ et dans un très court laps de temps. Encore une fois, votre jugement de la situation est le meilleur guide. 

Il faut établir les priorités. La gestion de crise et les échéanciers serrés doivent demeurer au top des priorités sur votre liste de choses à faire, ce sont des choses dites urgentes et importantes. 

Pour garder le contrôle sur votre agenda, il est essentiel de lister vos tâches en fonction de ces priorités. Utilisez cette échelle de gradation entre urgence et importance pour prioriser l’ordre des choses à faire. Les tâches importantes et non urgentes sont en général celles que vous devez accomplir durant la journée. Tout le reste peut attendre.

Une bonne planification exige aussi la capacité de prendre des décisions et de savoir dire NON  aux sollicitations de l’extérieur. En effet, dans la spontanéité pure, faute de planification, un  mauvais stress est inévitable. 

Il faut user et abuser du droit de dire non car ce ne sont pas les urgences des autres qui doivent remplir notre emploi du temps 
Il faut être froid,  intellectuel et réfléchi dans l’étude de notre façon d’utiliser notre temps. La liberté vient avec l’organisation 

7- Enfin, en terme de temps, il est intéressant d’appliquer le principe de Parkinson

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

En effet, plus nous nous fixons des délais longs pour effectuer des tâches et plus nous allons faire durer la tâche inutilement et se créer du stress sans intérêt. 

Il suffit de se fixer des délais réalistes, et de faire des points réguliers pour voir l’avancement rapide des projets et ressentir de la satisfaction. Et hop ! le stress s’envole !

8 – La loi de Carlson peut également être d’un grande aide dans notre transformation du stress en strass.

« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Les interruptions sont mauvaises pour la productivité et génère donc un mauvais stress.

Il faut donc  regrouper les tâches de même nature et se protéger des mangeurs de temps.

Alors ? Que faites vous de bien en terme d’organisation et  que pourriez vous améliorer ?  Quels sont les causes de votre stress actuellement dans votre environnement, dans votre comportement, y a t-il des connaissances que vous n’avez pas et qui participent à votre stress ? 

Concrètement, comment je fais pour appliquer tout ça et augmenter mon niveau d’organisation ?

C’est super simple : entrainement et chagement petit pas après petit pas. Vous allez mettre en place de nouvelles habitudes.

Appliquer chaque jour, 1 à 3 points de la liste sur les 44, dans l’ordre sité ou par préférence. Lorsque les premiers points sont acquis, rajoutez en 1 à 3 de plus…

Et surtout, n’oubliez pas de pratiquer les 7 bulles de strass pour avoir l’esprit clair en toutes occasions.

N’hésitez pas à me faire un retour, en faisant part de vos difficultés ou des changement que cela provoque dans votre vie en terme de gestion du stress.

Jeanne-Sophie MEPOR

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